Khi thuê đơn vị bên ngoài đào tạo AI, doanh nghiệp nên hỏi kỹ năm điều trước khi xem giá: chương trình có dùng việc thật của công ty làm bài tập không, người đứng lớp đã dạy cho doanh nghiệp cùng quy mô chưa, dữ liệu trong giờ học được xử lý thế nào, học liệu sau khoá thuộc về ai, và đơn vị đo kết quả ra sao. Một buổi dạy thử với nhóm nhỏ thường cho biết nhiều hơn mọi tài liệu giới thiệu.
Thuê ngoài hợp lý khi công ty chưa có người đủ kinh nghiệm thiết kế chương trình, cần góc nhìn rộng từ nhiều doanh nghiệp, hoặc cần đào tạo chính đội đại sứ nội bộ. Bài này đưa danh sách câu hỏi, cách đọc đề xuất, những lời hứa nên dè chừng và các điều khoản nên có. Khung quyết định thuê ngoài hay tự đào tạo nói chung có ở nhiều nơi; ở đây chỉ bàn riêng đào tạo kỹ năng AI.
Khi nào nên thuê ngoài, khi nào tự làm
Thuê ngoài có lợi ở ba trường hợp. Thứ nhất, công ty chưa có ai từng thiết kế chương trình đào tạo AI và cần làm đúng ngay từ đầu, tránh mất vài tháng thử sai. Thứ hai, công ty cần đào tạo đội đại sứ nội bộ, những người sau đó sẽ tự dạy các phòng; dạy người dạy đòi hỏi kỹ năng sư phạm mà nội bộ thường thiếu. Thứ ba, công ty cần buổi mở đầu có góc nhìn từ nhiều doanh nghiệp khác để lãnh đạo thấy bức tranh rộng hơn.
Tự làm hợp lý khi công ty đã có vài người dùng AI giỏi, hiểu nghiệp vụ, có thời gian và có người phụ trách chương trình. Học liệu tự làm sát việc hơn, chi phí tiền mặt thấp hơn, và kiến thức ở lại công ty. Đổi lại, cần chấp nhận đợt đầu có thể vụng và phải sửa nhiều.
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ chọn cách lai: thuê ngoài cho phần thiết kế chương trình, đào tạo đại sứ và một hai buổi nền; phần còn lại do đại sứ nội bộ dạy theo nghiệp vụ từng phòng. Cách này giữ chi phí ở mức vừa phải và không phụ thuộc lâu dài vào bên ngoài. Muốn thử trước một lớp có cấu trúc rõ ràng để có cơ sở so sánh, có thể đăng ký lớp thí điểm ở trang của Vietnam AI Center.
Mười câu nên hỏi đơn vị đào tạo
Gửi trước danh sách này và đề nghị trả lời bằng văn bản. Cách một đơn vị trả lời, cụ thể hay chung chung, cũng là thông tin.
- Chương trình có khảo sát trình độ và nhu cầu trước khi dạy không, khảo sát thế nào.
- Bài tập có được thiết kế từ việc thật của công ty, với dữ liệu mẫu giả định, hay dùng bộ bài chung.
- Người đứng lớp là ai, đã dạy cho những loại doanh nghiệp nào, có thể cho xem một đoạn bài giảng mẫu không.
- Tỉ lệ thời gian thực hành trên tổng thời gian là bao nhiêu, lớp tối đa bao nhiêu người, có trợ giảng không.
- Dạy trên công cụ nào, có dạy được trên công cụ công ty đã duyệt không, hay yêu cầu học viên dùng tài khoản riêng.
- Dữ liệu học viên nhập trong giờ học đi đâu, đơn vị có lưu lại không, xử lý thế nào sau khoá.
- Học liệu sau khoá thuộc về ai, công ty có được sửa và dùng lại cho nhân viên mới không.
- Có hỗ trợ sau khoá không, hình thức gì, trong bao lâu.
- Đo kết quả bằng cách nào, có bài thực hành đầu và cuối khoá không, báo cáo gửi cho ai.
- Nếu sau buổi đầu học viên phản hồi không phù hợp, đơn vị điều chỉnh ra sao.
Câu năm và câu sáu đặc biệt quan trọng. Một đơn vị yêu cầu học viên đăng ký tài khoản cá nhân trên công cụ bất kỳ mà không bàn về dữ liệu là dấu hiệu chưa tính đến rủi ro của doanh nghiệp.
Những lời hứa nên dè chừng
Hứa tăng năng suất một con số cụ thể. Mức cải thiện phụ thuộc vào việc, người, công cụ và cách đo của từng công ty. Một đơn vị hứa "tăng năng suất 50%" mà chưa khảo sát công ty là đang nói con số quảng cáo. Đơn vị nghiêm túc sẽ nói về cách đo và mục tiêu cùng thống nhất.
Hứa nhân viên thành chuyên gia AI sau vài buổi. Vài buổi đủ để dùng AI cho một số việc lặp lại một cách an toàn. Thành thạo đến mức tự thiết kế quy trình mới cần thời gian thực hành nhiều tháng.
Chứng chỉ "được công nhận" mà không nói rõ ai công nhận. Chứng chỉ của một đơn vị đào tạo là xác nhận đã hoàn thành khoá học của đơn vị đó. Nếu được giới thiệu là công nhận bởi cơ quan, tổ chức nào, nên hỏi rõ và tự kiểm tra với chính tổ chức đó.
Một khoá cho mọi phòng ban. Đề xuất dạy cùng một nội dung cho kế toán, bán hàng, chăm sóc khách hàng mà không điều chỉnh bài tập thường là bài giảng đóng gói sẵn.
Khuyến khích cắt giảm người nhờ AI. Một số bài giới thiệu nhấn vào việc "thay được bao nhiêu nhân viên". Thông điệp này làm người học lo lắng và phản kháng ngay từ đầu, đi ngược mục tiêu đào tạo.
Đọc đề xuất đào tạo: so sánh hai bản theo các mục chính
Khi có hai ba đề xuất, đặt cạnh nhau theo cùng các mục. Ví dụ giả định dưới đây so hai đề xuất cho một công ty khoảng 80 người.
| Mục | Đề xuất A | Đề xuất B |
|---|---|---|
| Khảo sát trước | Không có, dạy theo chương trình chuẩn | Bảng hỏi và phỏng vấn ba trưởng phòng |
| Bài tập | Bộ bài chung về viết email, làm slide | Thiết kế từ việc thật của ba phòng, dữ liệu giả định |
| Tỉ lệ thực hành | Khoảng một phần ba thời gian | Khoảng một nửa thời gian |
| Công cụ | Học viên tự đăng ký tài khoản miễn phí | Dạy trên công cụ công ty đã duyệt |
| Học liệu sau khoá | Chỉ xem trực tuyến trong ba tháng | Chuyển giao, công ty được sửa và dùng lại |
| Hỗ trợ sau khoá | Không nêu | Hai buổi hỏi đáp trong 60 ngày, kèm đại sứ |
| Đo kết quả | Phiếu hài lòng cuối khoá | Bài thực hành đầu và cuối khoá, khảo sát mức dùng sau 30 và 90 ngày |
Đề xuất B có thể đắt hơn trên giấy, nhưng phần học liệu chuyển giao và hỗ trợ sau khoá thường đáng giá hơn khoản chênh. Giá cả không nằm trong bài này vì thay đổi theo đơn vị, quy mô và thời điểm; điều cần là so cùng một danh sách mục, không so mỗi con số tổng.
Dạy thử và các điều khoản nên có trong hợp đồng
Trước khi ký hợp đồng cho cả chương trình, đề nghị một buổi dạy thử với năm đến tám người từ một phòng ban, dùng việc thật của phòng đó. Sau buổi thử, hỏi người học ba câu: có làm được gì mới trên việc của mình không, phần nào thấy thừa, người dạy có trả lời được câu hỏi về việc thật không. Nhiều đơn vị sẵn sàng dạy thử, có thể kèm điều kiện; nếu đơn vị từ chối hoàn toàn, đó cũng là một thông tin.
Hợp đồng đào tạo nên ghi rõ vài điều mà doanh nghiệp hay quên: phạm vi và số buổi; danh sách học liệu chuyển giao và quyền sử dụng, sửa đổi; cam kết về dữ liệu, ví dụ đơn vị không lưu, không dùng dữ liệu học viên nhập trong giờ học cho mục đích khác, xoá sau khoá; hình thức hỗ trợ sau khoá; cách xử lý nếu người đứng lớp thay đổi; cách đo và báo cáo kết quả. Về điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân, nên tham chiếu quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân của Việt Nam; nếu cần soát hợp đồng cụ thể, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn.
Cuối cùng, chỉ định một người trong công ty làm đầu mối với đơn vị đào tạo, thường là người phụ trách chương trình. Người này tham gia ít nhất một buổi của mỗi lớp, ghi lại phản hồi và trao đổi với đơn vị để điều chỉnh. Không có đầu mối, khoá học dễ chạy theo kịch bản soạn sẵn của bên ngoài.
Khi thuê ngoài để đào tạo đội đại sứ: yêu cầu riêng
Đào tạo người sẽ dạy lại khác đào tạo người học thông thường. Nếu mục tiêu chính của việc thuê ngoài là xây đội đại sứ nội bộ, đề xuất nên có thêm những phần sau:
- Phần kỹ năng AI ở mức cao hơn số đông một nấc, để đại sứ tự tin trả lời câu hỏi khó của đồng nghiệp.
- Phần phương pháp dạy người lớn: làm mẫu, đặt câu hỏi gợi mở, xử lý khi người học lo lắng hoặc phản đối, chỉ cách thay vì làm hộ.
- Buổi tập dạy có góp ý: mỗi đại sứ đứng lớp thử một đoạn ngắn và nhận nhận xét cụ thể từ người hướng dẫn và các đại sứ khác.
- Bộ học liệu được thiết kế để đại sứ dạy lại, có ghi chú cho người dạy ở từng phần, không chỉ slide cho người nghe.
- Một giai đoạn kèm sau khoá, khi đại sứ bắt đầu dạy đợt đầu và cần người hỏi lại lúc vướng.
Nếu đề xuất chỉ dạy kỹ năng dùng AI mà không có phần sư phạm và tập dạy, đại sứ sau khoá sẽ giỏi dùng nhưng lúng túng khi đứng lớp, và chương trình nội bộ khó nhân rộng.
Sau khi khoá học bên ngoài kết thúc
Giá trị lớn nhất của một khoá thuê ngoài không nằm ở những buổi học, mà ở những gì còn lại trong công ty: đại sứ được đào tạo, học liệu đã điều chỉnh theo việc thật, đề cương có thể dạy lại, và thói quen đo kết quả. Ngay sau khoá, người phụ trách nên gom toàn bộ học liệu vào kho chung, ghi chú phần nào cần sửa, và giao cho đại sứ từng phòng.
Nên có một buổi rút kinh nghiệm nội bộ, không có đơn vị đào tạo, để thảo luận thẳng thắn: phần nào hiệu quả, phần nào không, đợt sau tự làm được phần nào. Kết luận của buổi này giúp quyết định lần tới thuê ngoài ở mức nào, hoặc không cần thuê nữa. Một chương trình tốt là chương trình làm cho công ty bớt phụ thuộc vào bên ngoài theo thời gian.
Cũng nên giữ liên lạc với người đứng lớp nếu khoá học tốt. Ba đến sáu tháng sau, khi công cụ thay đổi hoặc công ty muốn mở nấc cao hơn, một buổi cập nhật ngắn với người đã hiểu bối cảnh công ty thường hiệu quả hơn bắt đầu lại với đơn vị mới. Ghi lại tên các đầu mối, đề cương đã dùng và phản hồi của học viên trong kho học liệu để lần sau không phải tìm lại từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Đơn vị đào tạo yêu cầu học viên dùng tài khoản cá nhân thì có nên đồng ý?
Nên cân nhắc kỹ. Nếu bài tập chỉ dùng dữ liệu mẫu giả định thì rủi ro thấp hơn, nhưng học viên dễ quen dùng tài khoản cá nhân cho việc thật sau khoá. Tốt nhất là dạy trên công cụ công ty đã duyệt, hoặc ghi rõ quy tắc dữ liệu trong buổi đầu.
Có nên chọn đơn vị dạy rẻ nhất?
Giá chỉ là một mục. Nên so cùng danh sách: có khảo sát trước không, bài tập có từ việc thật không, tỉ lệ thực hành, học liệu chuyển giao, hỗ trợ sau khoá và cách đo kết quả. Một khoá rẻ mà không để lại gì cho công ty có thể tốn kém hơn về lâu dài.
Có cần chứng chỉ từ đơn vị đào tạo không?
Không bắt buộc. Chứng chỉ của đơn vị đào tạo xác nhận đã hoàn thành khoá học của họ. Với doanh nghiệp, sản phẩm thực hành của học viên, như các việc thật đã làm cùng AI, cho biết nhiều hơn về năng lực thực tế so với một tờ chứng nhận tham dự.
Làm sao kiểm tra kinh nghiệm của người đứng lớp?
Đề nghị xem một đoạn bài giảng mẫu, hỏi về loại doanh nghiệp đã dạy, và quan trọng nhất là buổi dạy thử. Có thể xin liên hệ một khách hàng cũ để hỏi, với sự đồng ý của họ. Người dạy tốt thường hỏi nhiều về việc thật của công ty trước khi dạy.
Hợp đồng đào tạo cần lưu ý gì về dữ liệu?
Nên ghi rõ đơn vị đào tạo không lưu, không dùng dữ liệu học viên nhập trong giờ học cho mục đích khác, và xoá sau khi kết thúc. Nên tham chiếu quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Với hợp đồng cụ thể, nên nhờ luật sư hoặc bộ phận pháp chế soát lại.
Đơn vị đào tạo có nên tư vấn luôn chọn công cụ AI không?
Có thể tham khảo ý kiến, nhưng nên cẩn trọng nếu đơn vị đồng thời bán hoặc phân phối công cụ đó. Quyết định chọn công cụ nên dựa trên tiêu chí của công ty như bảo mật, tiếng Việt, tích hợp, hỗ trợ, và do người phụ trách công nghệ cùng lãnh đạo đưa ra.