Khảo sát trình độ AI trước khi mở lớp nên gồm ba phần: một bảng hỏi ngắn khoảng mười câu về việc đang làm và mức đã dùng AI, một bài làm thử khoảng 20 phút trên việc thật của phòng, và một buổi trò chuyện với trưởng phòng về việc lặp lại tốn thời gian nhất. Chỉ dựa vào bảng hỏi tự đánh giá thì sai lệch lớn, vì người tự tin chưa chắc dùng tốt và người khiêm tốn có khi dùng giỏi.
Kết quả khảo sát dùng để làm hai việc: xếp người vào nấc phù hợp và chọn bài tập bám đúng nhu cầu từng phòng. Bài này đưa mẫu câu hỏi, mẫu bài làm thử, cách chấm theo danh sách kiểm và cách trình bày kết quả để lãnh đạo đọc trong năm phút. Phân tích nhu cầu đào tạo nói chung có ở AI Nhân Sự; ở đây chỉ bàn kỹ năng dùng AI.
Vì sao không nên chỉ hỏi "bạn đã dùng AI chưa"
Câu hỏi có hoặc chưa cho ra con số đẹp mà vô dụng. Một người từng hỏi trợ lý AI công thức nấu ăn sẽ trả lời "đã dùng", người khác dùng AI soạn báo cáo tuần mỗi thứ Sáu cũng trả lời "đã dùng". Hai người đó cần hai lớp học khác nhau. Thứ cần biết không phải là đã chạm vào AI hay chưa, mà là đã dùng AI cho việc gì của công việc, với tần suất nào, và có tự kiểm kết quả hay không.
Cũng không nên hỏi nhân viên tự chấm mình trên thang năm điểm. Thang tự chấm phản ánh tính cách nhiều hơn năng lực: người dè dặt chấm thấp, người thích thể hiện chấm cao. Câu hỏi tốt là câu hỏi về hành vi cụ thể, kiểu "tuần trước bạn dùng AI cho những việc nào" hay "lần gần nhất AI trả lời sai, bạn phát hiện bằng cách nào".
Thêm một lý do để khảo sát kỹ: nó cho thấy công ty đang có những "người dùng ngầm". Ở nhiều nơi, một số nhân viên đã tự dùng công cụ AI bằng tài khoản cá nhân từ lâu mà không ai biết. Khảo sát không nhằm phạt họ, mà để biết dữ liệu nào có thể đã ra ngoài, và để mời chính những người này làm đại sứ sau khi đã hướng dẫn họ quy tắc che dữ liệu.
Bảng hỏi mười câu dùng được cho mọi phòng ban
Bảng hỏi nên làm trên công cụ khảo sát nội bộ quen thuộc, mất khoảng mười phút, có thể ghi tên hoặc không tuỳ văn hoá công ty. Nếu ghi tên, nói rõ kết quả chỉ dùng để xếp lớp, không đưa vào đánh giá thành tích.
- Ba việc bạn làm lặp lại nhiều nhất mỗi tuần là gì, mỗi việc tốn khoảng bao lâu.
- Trong tháng qua, bạn đã dùng công cụ AI nào cho công việc, kể cả tài khoản cá nhân.
- Bạn dùng AI cho những việc nào: soạn văn bản, tóm tắt, dịch, xử lý bảng tính, tìm ý tưởng, việc khác.
- Tần suất: chưa bao giờ, vài lần mỗi tháng, vài lần mỗi tuần, hằng ngày.
- Lần gần nhất AI trả lời sai hoặc bịa, bạn phát hiện ra bằng cách nào.
- Trước khi dán tài liệu vào AI, bạn thường làm gì với thông tin khách hàng, số tiền, tên người.
- Điều gì khiến bạn chưa dùng AI nhiều hơn: chưa biết cách, không được phép, không tin kết quả, không có thời gian, lý do khác.
- Bạn muốn học để giải quyết việc cụ thể nào trong ba tháng tới.
- Bạn thích học kiểu nào: lớp trực tiếp, lớp trực tuyến, tự học có người kèm, kết hợp.
- Khung giờ nào trong tuần bạn có thể dành 90 phút mà không ảnh hưởng khách hàng.
Câu năm và câu sáu là hai câu quan trọng nhất về kỹ năng. Người trả lời câu năm bằng một cách kiểm cụ thể, ví dụ "đối chiếu lại với hợp đồng gốc", đã ở nấc khá. Người trả lời câu sáu "không làm gì" cần được ưu tiên dạy phần che dữ liệu ngay buổi đầu, bất kể nấc nào.
Bài làm thử 20 phút: đo bằng việc thật thay vì lời kể
Bảng hỏi cho biết người ta nói gì; bài làm thử cho biết người ta làm được gì. Bài làm thử không phải bài thi. Nó là một việc nhỏ, quen thuộc với phòng đó, làm bằng công cụ công ty đã duyệt, trên dữ liệu mẫu giả định. Người phụ trách chuẩn bị sẵn tài liệu, người làm thử có 20 phút và nộp lại cả câu lệnh đã dùng lẫn kết quả cuối cùng.
Ví dụ giả định cho phòng kinh doanh: cho một đoạn ghi chú lộn xộn sau cuộc gọi với khách, yêu cầu soạn email tóm tắt nội dung đã thống nhất và các việc tiếp theo. Cho phòng kế toán: cho một bảng chi phí mười dòng có hai dòng sai định dạng, yêu cầu dùng AI giúp phát hiện và viết giải thích ngắn. Cho phòng chăm sóc khách hàng: cho một tin nhắn khiếu nại gay gắt, yêu cầu soạn câu trả lời đúng chính sách mẫu.
Điều đáng xem không phải bản cuối hay hay dở, mà là cách người đó làm: có cho AI biết bối cảnh không, có yêu cầu định dạng không, có sửa lại bản nháp không, có phát hiện chỗ AI tự thêm thông tin không có trong ghi chú không. Những hành vi này dự báo khá tốt người đó cần học gì. Với phòng đông người, có thể chỉ cho một nhóm đại diện làm thử, phần còn lại dựa vào bảng hỏi.
Chấm bài làm thử bằng danh sách kiểm và xếp vào ba nấc
Không chấm điểm, chỉ đánh dấu có hoặc không cho từng hành vi. Tổng số dấu có dùng để xếp nấc, không công bố cho cả phòng.
| Hành vi quan sát | Nấc làm quen | Nấc dùng hằng ngày | Nấc tự động hoá việc lặp |
|---|---|---|---|
| Cho AI biết bối cảnh và người nhận | Thường thiếu | Có | Có, kèm ví dụ mẫu |
| Yêu cầu định dạng đầu ra | Hiếm | Có | Có, theo mẫu cố định của phòng |
| Sửa bản nháp qua nhiều lượt | Dùng bản đầu | Sửa một hai lượt | Sửa có chủ đích, biết khi nào dừng |
| Phát hiện thông tin AI tự thêm | Không thấy | Thấy khi đọc kỹ | Chủ động đối chiếu với nguồn |
| Che dữ liệu nhạy cảm | Không | Có khi được nhắc | Thành thói quen |
| Lưu lại câu lệnh dùng tốt | Không | Thỉnh thoảng | Có thư viện riêng hoặc của nhóm |
Ba nấc này khớp với lộ trình học theo vai trò mà Vietnam AI Center dùng: làm quen, dùng hằng ngày, tự động hoá việc lặp. Một người có thể ở nấc dùng hằng ngày về soạn văn bản nhưng vẫn ở nấc làm quen về che dữ liệu; khi đó xếp lớp theo nấc chung, đồng thời ghi chú điểm yếu để đại sứ kèm riêng.
Phỏng vấn trưởng phòng: bốn câu hỏi trong 30 phút
Trưởng phòng biết việc nào đang tắc mà nhân viên ít khi nói ra trong khảo sát. Buổi trò chuyện ngắn này giúp chọn đúng bài tập cho lớp.
- Việc nào trong phòng lặp lại nhiều nhất và tốn giờ nhất, ai đang làm việc đó.
- Việc nào hay sai hoặc hay bị trả lại, sai ở khâu nào.
- Có thông tin nào của phòng tuyệt đối không được đưa ra ngoài, kể cả khi đã che tên.
- Sau ba tháng, nhìn thấy điều gì thì anh chị cho là khoá học có ích: ít bị trả lại hơn, phản hồi khách nhanh hơn, báo cáo đều hơn, hay điều khác.
Câu thứ tư rất quan trọng, vì nó cho người phụ trách tiêu chí đo hiệu quả ngay từ đầu, do chính người quản lý nói ra. Ghi nguyên văn câu trả lời và đưa vào trang mục tiêu của chương trình.
Nếu trưởng phòng trả lời chung chung kiểu "cho mọi người giỏi AI hơn", hỏi tiếp bằng một tình huống: tuần trước có việc nào anh chị phải làm lại hoặc chờ quá lâu không. Câu chuyện cụ thể ấy thường chính là bài tập tốt nhất cho buổi học đầu tiên của phòng.
Bốn lỗi làm khảo sát ra kết quả sai
Gửi khảo sát vào tuần cao điểm. Cuối tháng với kế toán, mùa lễ với bán lẻ, đợt chốt đơn với kinh doanh: người trả lời làm cho xong, chọn đáp án đầu tiên, bỏ trống câu mở. Chọn tuần nhẹ việc và báo trước vài ngày giúp tỉ lệ trả lời và chất lượng câu trả lời tốt hơn rõ rệt.
Để trưởng phòng đứng cạnh khi nhân viên làm bài. Có mặt cấp trên, người làm thử dễ chọn cách an toàn thay vì cách quen tay, và bảng hỏi dễ bị trả lời theo điều sếp muốn nghe. Bài làm thử nên do người phụ trách chương trình hoặc đại sứ AI ở phòng khác tổ chức.
Quên nhóm nhân viên không ngồi máy tính. Thu ngân, thủ kho, nhân viên giao hàng, công nhân tổ trưởng ít khi mở email khảo sát. Với nhóm này, hỏi trực tiếp năm phút ở đầu ca, hoặc qua nhóm nhắn tin nội bộ với ba câu ngắn, cho kết quả thật hơn một bảng hỏi dài trên máy tính.
Hỏi xong không phản hồi. Người trả lời muốn biết ý kiến của mình đi đâu. Một tin nhắn ngắn sau hai tuần, nói rõ đã thấy gì và sẽ mở lớp nào, giữ được lòng tin cho lần khảo sát sau. Thiếu bước này, lần khảo sát thứ hai thường ít người trả lời hơn hẳn.
Trình bày kết quả khảo sát cho lãnh đạo trong một trang
Lãnh đạo không cần đọc từng câu trả lời. Một trang tổng hợp nên có bốn phần. Phần một: số người theo nấc ở từng phòng, trình bày bằng bảng nhỏ. Phần hai: ba đến năm việc lặp lại được nhắc nhiều nhất, kèm phòng nào. Phần ba: rủi ro phát hiện được, ví dụ bao nhiêu người đang dùng tài khoản cá nhân, bao nhiêu người chưa có thói quen che dữ liệu, nói bằng số người, không nêu tên. Phần bốn: đề xuất đợt học đầu tiên, phòng nào, bao nhiêu lớp, bắt đầu khi nào.
Có thể nhờ AI hỗ trợ tổng hợp câu trả lời mở, với điều kiện đã xoá tên người trả lời và các chi tiết có thể nhận ra người đó. Câu lệnh mẫu: "Dưới đây là 40 câu trả lời đã ẩn danh cho câu hỏi về việc lặp lại mỗi tuần. Nhóm chúng thành tối đa sáu chủ đề, mỗi chủ đề ghi số câu trả lời và hai câu trích tiêu biểu. Không thêm chủ đề không có trong dữ liệu." Sau đó người phụ trách đọc lại, gộp hoặc tách nhóm nếu AI chia chưa hợp lý.
Khảo sát nên lặp lại sau sáu đến mười hai tháng với cùng bộ câu hỏi chính, để so sánh trước và sau. Giữ nguyên câu hỏi là điều kiện để con số so được với nhau; câu mới có thể thêm vào cuối.
Câu hỏi thường gặp
Khảo sát có nên ghi tên người trả lời không?
Nếu cần xếp lớp theo người thì phải ghi tên, nhưng nên nói rõ kết quả chỉ dùng để xếp lớp và không đưa vào đánh giá thành tích. Nếu văn hoá công ty còn e dè, có thể làm bảng hỏi ẩn danh để lấy bức tranh chung, còn xếp lớp dựa vào bài làm thử và ý kiến trưởng phòng.
Nhân viên thừa nhận đang dùng tài khoản AI cá nhân thì xử lý thế nào?
Không nên phạt vì đã thành thật. Cách hợp lý là hướng dẫn họ chuyển sang công cụ được duyệt, nhắc quy tắc che dữ liệu, và rà xem đã đưa loại thông tin nào ra ngoài để xử lý nếu cần. Nhiều người trong số này sau đó trở thành đại sứ AI tốt.
Bài làm thử có làm nhân viên căng thẳng không?
Có thể, nếu gọi là bài kiểm tra. Nên gọi là bài làm thử để thiết kế lớp, làm riêng từng người, không công bố kết quả, và người phụ trách nói rõ làm chưa được cũng không sao vì đó chính là lý do có lớp học.
Phòng ban quá nhỏ, chỉ hai ba người, có cần khảo sát không?
Vẫn nên, nhưng gọn hơn: một cuộc trò chuyện 30 phút với cả phòng thay cho bảng hỏi, và một bài làm thử chung. Phòng nhỏ thường được ghép lớp với phòng có việc gần giống, ví dụ hành chính ghép với nhân sự.
Khảo sát xong bao lâu thì nên mở lớp?
Càng sớm càng tốt, thường trong hai đến bốn tuần. Để lâu hơn, nhu cầu và công cụ có thể đã đổi, và người trả lời cảm thấy ý kiến của mình không được dùng. Nếu chưa mở lớp kịp, nên gửi lời cảm ơn kèm thời gian dự kiến.
Có thể dùng AI để chấm bài làm thử không?
Có thể nhờ AI so bài làm với danh sách kiểm như một lượt soát đầu, nhưng người phụ trách vẫn phải xem lại. Bài làm cần được xoá tên và dữ liệu nhận diện trước khi đưa vào công cụ, và kết quả cuối cùng do người quyết định.