Đại sứ AI là nhân viên ở từng phòng ban được giao chính thức việc kèm đồng nghiệp dùng AI: trả lời câu hỏi nhanh, góp bài tập từ việc thật, gom câu lệnh tốt và báo lại vướng mắc cho người phụ trách chương trình. Người hợp nhất không nhất thiết là người giỏi công nghệ nhất, mà là người dùng AI đều đặn, cẩn thận với dữ liệu, kiên nhẫn và được đồng nghiệp tin.
Mạng lưới đại sứ là phần giúp đào tạo AI không chết sau khoá học. Nhưng nó cũng là phần dễ hỏng nhất, vì việc kèm cặp thường bị coi là làm thêm không công. Bài này bàn cách chọn người, viết mô tả việc, dành thời gian, đào tạo chính đại sứ, và ghi nhận công sức. Kỹ năng trưởng nhóm dẫn dắt đội áp dụng AI là chuyện khác, AI Lãnh Đạo có bài riêng.
Vì sao cần đại sứ thay vì chỉ dựa vào lớp học
Lớp học cho người ta cách làm. Nhưng câu hỏi thật xuất hiện vào lúc khác: mười giờ sáng thứ Tư, khi nhân viên đang soạn báo giá gấp và AI trả về một bảng sai đơn vị. Lúc đó không ai mở lại slide khoá học. Người ta quay sang hỏi người ngồi cạnh. Nếu người ngồi cạnh là đại sứ AI biết cách sửa, việc trôi tiếp; nếu không, nhân viên bỏ AI và làm tay như cũ, kèm cảm giác "AI không dùng được cho việc của mình".
Đại sứ còn là cầu nối hai chiều. Họ mang câu lệnh tốt, cách làm mới từ chương trình về phòng, và mang vướng mắc thật của phòng về cho người phụ trách: công cụ không đọc được loại tệp phòng hay dùng, quy chế chưa nói rõ loại dữ liệu nào được đưa vào, bài tập trong khoá không sát việc. Không có kênh này, chương trình đào tạo dễ chạy theo hình dung của người thiết kế thay vì nhu cầu thật.
Ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, đại sứ AI thường cũng chính là trợ giảng trong các buổi học của phòng mình, và là người dạy chính cho đợt sau khi chương trình nhân rộng. Đầu tư vào vài người này rẻ hơn nhiều so với thuê đào tạo bên ngoài lặp lại cho từng phòng.
Chọn ai làm đại sứ: tiêu chí nên xem và dấu hiệu nên tránh
Phần lớn công ty mắc lỗi chọn người giỏi công nghệ nhất hoặc người có chức vụ. Bảng dưới gợi tiêu chí thực tế hơn.
| Nên xem | Vì sao | Dấu hiệu nên tránh |
|---|---|---|
| Dùng AI đều đặn cho việc thật | Có kinh nghiệm thật để chia sẻ, biết chỗ hay vấp | Chỉ thích thử công cụ mới, không dùng lâu cho việc nào |
| Cẩn thận với dữ liệu | Làm gương về che dữ liệu, đồng nghiệp bắt chước | Hay dán nguyên tài liệu khách vào công cụ chưa duyệt |
| Kiên nhẫn, giải thích dễ hiểu | Người hỏi không thấy ngại khi hỏi lại | Hay làm hộ thay vì chỉ cách, hoặc tỏ ra sốt ruột |
| Được đồng nghiệp tin | Lời khuyên được nghe theo | Bị coi là người của sếp, đi kiểm tra đồng nghiệp |
| Hiểu sâu việc của phòng | Bài tập và câu lệnh sát nghiệp vụ | Mới vào, chưa nắm quy trình phòng |
| Tự nguyện | Có động lực duy trì | Bị chỉ định mà không muốn |
Trưởng phòng thường không phải đại sứ tốt, không phải vì kém, mà vì nhân viên ngại hỏi sếp những câu cơ bản. Trưởng phòng nên là người bảo trợ, còn đại sứ là một nhân viên cùng cấp với số đông. Tỉ lệ gợi ý: khoảng một đại sứ cho mười đến mười lăm người, phòng nhỏ có thể dùng chung đại sứ với phòng có việc gần giống.
Mô tả việc của đại sứ AI: viết rõ để không thành việc vô hạn
Việc không có ranh giới sẽ phình to. Một mô tả ngắn, có thời gian cụ thể, bảo vệ cả đại sứ lẫn chương trình. Mẫu gợi ý cho một năm đầu:
- Dành khoảng một đến hai giờ mỗi tuần cho việc đại sứ, trong giờ làm, đã thống nhất với trưởng phòng.
- Làm trợ giảng trong các buổi học của phòng mình, góp bài tập và dữ liệu mẫu giả định từ việc thật.
- Trả lời câu hỏi nhanh của đồng nghiệp về cách dùng AI; câu hỏi về quy chế, dữ liệu nhạy cảm thì chuyển người phụ trách.
- Gom câu lệnh dùng tốt của phòng vào thư viện chung, ghi chú khi nào dùng.
- Tham gia họp mạng lưới đại sứ khoảng một lần mỗi tháng, báo lại vướng mắc của phòng.
- Không có nhiệm vụ: kiểm tra, báo cáo ai dùng hay không dùng AI; làm hộ việc của đồng nghiệp; quyết định công cụ mới.
Dòng cuối quan trọng không kém các dòng trên. Nếu đồng nghiệp nghĩ đại sứ là người đi kiểm tra, họ sẽ giấu vướng mắc thay vì hỏi. Việc đo mức dùng, nếu có, do người phụ trách chương trình làm bằng khảo sát ẩn danh, không giao cho đại sứ.
Đào tạo chính đại sứ: bốn buổi trước khi họ kèm người khác
Đại sứ cần nhiều hơn kỹ năng dùng AI. Họ cần biết dạy người lớn và biết giới hạn vai trò của mình. Một khoá ngắn cho đại sứ có thể như sau:
- Buổi một, kỹ năng nâng cao. Chia việc thành bước, đưa tài liệu dài cho AI, xây mẫu câu lệnh cho phòng, nhận ra AI bịa. Đại sứ phải chắc phần này hơn số đông một nấc.
- Buổi hai, quy chế và dữ liệu. Đọc kỹ quy chế dùng AI của công ty, các loại dữ liệu và cách xử lý, những câu hỏi nào phải chuyển lên người phụ trách hoặc bộ phận pháp chế.
- Buổi ba, kèm người lớn. Chỉ cách thay vì làm hộ, đặt câu hỏi gợi mở, xử lý khi đồng nghiệp lo lắng hoặc phản đối, cách nói khi người học sai mà không làm họ ngại.
- Buổi bốn, tập dạy. Mỗi đại sứ dạy thử một đoạn 15 phút cho nhóm đại sứ khác, nhận góp ý cụ thể về cách làm mẫu và cách đi quanh lớp.
Sau bốn buổi, đại sứ bắt đầu làm trợ giảng cho một lớp có người dạy chính, rồi mới tự đứng lớp ở đợt sau. Đi từng bậc như vậy giúp họ tự tin và giảm lỗi.
Giữ mạng lưới sống: họp tháng, ghi nhận và thay người
Mạng lưới đại sứ cần một nhịp sinh hoạt riêng. Một buổi họp khoảng 60 phút mỗi tháng, do người phụ trách chương trình chủ trì, với ba phần: mỗi đại sứ chia sẻ một cách làm hay và một vướng mắc của phòng; cập nhật thay đổi về công cụ hoặc quy chế; thống nhất việc cần làm tháng tới. Biên bản ngắn của buổi họp là nguồn cập nhật học liệu tốt nhất.
Ghi nhận là thứ giữ người. Nhiều cách không tốn kém: ghi công việc đại sứ vào mô tả công việc và đánh giá cuối kỳ, nhắc tên các đại sứ trong buổi tổng kết của công ty, ưu tiên cho họ tham gia khoá học nâng cao hoặc hội thảo chuyên môn, cho họ quyền đề xuất thử công cụ mới với người phụ trách. Có công ty tính giờ đại sứ như một phần chỉ tiêu, có công ty có phụ cấp nhỏ; mức nào là tuỳ chính sách từng nơi.
Cuối cùng, cần có cách thay người. Đại sứ chuyển phòng, nghỉ việc, hoặc đơn giản là mệt. Nên có nhiệm kỳ, ví dụ sáu đến mười hai tháng, sau đó có thể tiếp tục hoặc chuyển cho người khác. Mỗi đại sứ nên kèm thêm một người dự bị trong phòng để khi thay không bị đứt mạch.
Bốn tình huống khó đại sứ hay gặp và cách xử lý
Đồng nghiệp lớn tuổi nói thẳng là đã quen làm tay rồi. Đại sứ không nên tranh luận về lợi ích của AI. Cách hiệu quả hơn là hỏi việc nào người đó thấy mất thời gian nhất, rồi đề nghị làm cùng một lần trên đúng việc ấy, trong mười phút. Nếu kết quả không giúp được gì, ghi nhận và để đó; thường thì một vài tuần sau họ tự quay lại hỏi, nhất là khi thấy người ngồi bên cạnh làm xong việc nhanh hơn mà vẫn đúng.
Đồng nghiệp hỏi về dữ liệu mà quy chế chưa nói rõ. Ví dụ có được đưa bảng lương đã xoá tên vào AI để làm báo cáo tổng hợp không. Đại sứ không tự quyết. Trả lời rằng chưa chắc, tạm thời không đưa, và chuyển câu hỏi lên người phụ trách chương trình. Mỗi câu hỏi kiểu này là một dòng cần bổ sung vào quy chế.
Trưởng phòng muốn đại sứ cho biết ai lười dùng AI. Đại sứ có thể báo vướng mắc chung của phòng, ví dụ nhiều người chưa quen đưa bảng tính vào AI, nhưng không nêu tên ai. Nếu bị ép, đại sứ nên đưa chuyện này lên người phụ trách chương trình, vì nó làm hỏng lòng tin của cả mạng lưới.
Đại sứ được nhờ quá nhiều, ảnh hưởng việc chính. Dấu hiệu là việc chính của đại sứ bắt đầu trễ hạn. Lúc đó cần gom câu hỏi lặp lại thành một buổi hỏi đáp ngắn cho cả phòng, cập nhật tài liệu một trang cho các câu hay gặp, và nếu vẫn quá tải thì đề xuất thêm một đại sứ dự bị chia việc.
Ví dụ giả định: mạng lưới đại sứ ở một công ty bán lẻ 120 người
Một chuỗi cửa hàng đồ gia dụng khoảng 120 người, gồm văn phòng và tám cửa hàng, chọn bảy đại sứ: một ở kế toán, một ở mua hàng, một ở marketing, một ở chăm sóc khách hàng, và ba ở cửa hàng, mỗi người phụ trách hai đến ba cửa hàng gần nhau. Đại sứ cửa hàng không ngồi máy tính nhiều, nên việc của họ tập trung vào hướng dẫn quản lý ca dùng AI soạn tin nhắn nhóm, tổng hợp phản hồi khách và chuẩn bị nội dung đào tạo nhân viên mới.
Trong ba tháng đầu, buổi họp tháng của mạng lưới phát hiện hai vướng mắc lớn: nhân viên cửa hàng không biết có được chụp hoá đơn khách gửi vào AI hay không, và phòng mua hàng cần AI đọc bảng báo giá dạng ảnh nhưng công cụ được duyệt đọc chưa tốt. Vướng mắc đầu dẫn tới việc bổ sung quy chế; vướng mắc thứ hai được ghi vào danh sách cần cân nhắc khi chọn công cụ năm sau. Không có đại sứ, hai vấn đề này khó lên được tới người quyết định.
Điều đáng chú ý là ba đại sứ cửa hàng được chọn không phải người dùng điện thoại giỏi nhất, mà là những quản lý ca được nhân viên mới hay tìm đến hỏi việc. Họ học AI chậm hơn đại sứ văn phòng vài tuần, nhưng lời hướng dẫn của họ được nghe theo nhiều hơn, và nhóm cửa hàng là nhóm giữ được thói quen dùng AI đều nhất sau sáu tháng.
Câu hỏi thường gặp
Đại sứ AI có cần biết lập trình không?
Không. Phần lớn việc của đại sứ ở doanh nghiệp vừa và nhỏ là hướng dẫn dùng trợ lý AI cho việc văn phòng, giữ thư viện câu lệnh và kèm đồng nghiệp. Kỹ năng dạy, sự cẩn thận với dữ liệu và hiểu nghiệp vụ phòng quan trọng hơn kỹ năng lập trình.
Có nên trả thêm tiền cho đại sứ AI không?
Tuỳ chính sách từng công ty. Điều bắt buộc hơn là dành thời gian chính thức trong giờ làm và ghi nhận trong đánh giá cuối kỳ. Phụ cấp nhỏ có thể có ích, nhưng không thay được việc được thừa nhận rằng đây là một phần công việc chứ không phải làm thêm.
Đại sứ có nên báo cáo ai không chịu dùng AI không?
Không nên. Nếu đại sứ bị coi là người kiểm tra, đồng nghiệp sẽ giấu khó khăn thay vì hỏi. Việc đo mức dùng nên làm bằng khảo sát ẩn danh do người phụ trách chương trình thực hiện, còn đại sứ chỉ báo lại vướng mắc chung của phòng.
Một người có thể làm đại sứ cho nhiều phòng không?
Có thể với phòng nhỏ có việc gần giống nhau, ví dụ hành chính và nhân sự. Nhưng nếu một người phải kèm quá nhiều đồng nghiệp ở nhiều nghiệp vụ khác nhau, chất lượng giảm và người đó dễ quá tải. Khoảng mười đến mười lăm người cho một đại sứ là mức dễ duy trì.
Khi đại sứ nghỉ việc thì làm gì?
Nếu đã có người dự bị được kèm từ trước, chuyển giao sẽ nhẹ nhàng. Ngoài ra, thư viện câu lệnh và học liệu của phòng nên nằm ở thư mục chung của công ty, không ở tài khoản cá nhân của đại sứ, để không mất khi người đó rời đi.
Làm sao để đại sứ không bị đồng nghiệp nhờ làm hộ?
Ghi rõ trong mô tả việc rằng đại sứ chỉ cách chứ không làm hộ, và trưởng phòng nhắc điều này khi giới thiệu đại sứ. Khi được nhờ, đại sứ có thể làm cùng một lần, rồi để đồng nghiệp tự làm lần sau với câu lệnh đã lưu.