Một phiếu khảo sát sau khoá học AI có ích khi nó ngắn (năm đến bảy câu), hỏi về việc cụ thể thay vì cảm nhận chung, ẩn danh đúng nghĩa, có ít nhất hai câu để người học tự viết, và được phát ở đúng lúc: cuối mỗi buổi một phiếu ba câu, cuối khoá một phiếu đầy đủ hơn. Mục tiêu không phải là con số hài lòng đẹp, mà là biết khoá học nên sửa ở đâu.
Bài này đưa ra bộ câu hỏi mẫu cho từng thời điểm, những kiểu câu hỏi làm hỏng số liệu, cách giữ ẩn danh trong một công ty nhỏ ai cũng biết mặt nhau, và cách đọc phần chữ tự viết. Khảo sát chỉ là một trong bốn tầng đo hiệu quả; bài kiểm tra thực hành và đo mức dùng sau khoá cho biết nhiều hơn về kết quả thật.
Khảo sát dùng để làm gì, và không dùng để làm gì
Phiếu khảo sát trả lời tốt những câu hỏi mà chỉ người học mới biết: nhịp dạy nhanh hay chậm, ví dụ có sát việc của mình không, phần nào còn mơ hồ, điều gì cản trở mình dùng AI ở chỗ làm. Đây là thông tin quý để chỉnh khoá học ngay trong lúc đang dạy, không chờ đến lớp sau.
Phiếu khảo sát trả lời kém câu hỏi "khoá học có hiệu quả không". Người học hài lòng không có nghĩa là người học làm được. Nghiên cứu về đánh giá đào tạo nhiều năm nay đã chỉ ra mối liên hệ giữa mức hài lòng và mức học được thực sự là yếu; một giảng viên vui tính, một buổi học nhẹ nhàng thường được chấm cao hơn một buổi học bắt người học làm bài khó, dù buổi sau dạy được nhiều hơn.
Vì vậy, đừng để con số hài lòng trung bình trở thành chỉ số chính trong báo cáo cho lãnh đạo. Hãy dùng khảo sát như một công cụ chẩn đoán: nó chỉ ra chỗ đau, còn bài kiểm tra thực hành và đo mức dùng mới cho biết bệnh đã khỏi chưa. Khi người phụ trách đào tạo hiểu đúng vai trò này, phiếu khảo sát tự nhiên sẽ ngắn lại và câu hỏi tự nhiên sẽ cụ thể hơn.
Phiếu ba câu cuối mỗi buổi
Phiếu cuối buổi cần làm xong trong hai phút, phát ngay trước khi kết thúc chứ không gửi qua thư điện tử tối hôm đó, vì gửi muộn thì tỉ lệ trả lời giảm mạnh và người trả lời thường chỉ là người rất thích hoặc rất không thích.
| Câu hỏi | Dạng trả lời | Dùng để |
|---|---|---|
| Một điều trong buổi hôm nay bạn sẽ dùng ngay tuần này là gì? | Tự viết, một dòng | Biết phần nào chạm được vào việc thật |
| Điều gì còn mơ hồ hoặc bạn muốn được làm lại? | Tự viết, một dòng | Chỉnh đầu buổi sau |
| Tốc độ buổi học với bạn thế nào? | Chọn: quá chậm, vừa, hơi nhanh, quá nhanh | Điều chỉnh nhịp và chia nhóm |
Ba câu là đủ. Người dạy đọc phiếu ngay sau buổi, dành năm phút đầu buổi sau để trả lời các điểm mơ hồ được nhắc nhiều nhất. Người học thấy ý kiến của mình được dùng ngay thì những phiếu sau sẽ viết kỹ hơn, đây là vòng lặp quan trọng hơn bất kỳ câu hỏi hay nào.
Phiếu cuối khoá: bảy câu hỏi mẫu
Phiếu cuối khoá có thể dài hơn một chút nhưng không quá năm phút. Bảy câu dưới đây đã đủ cho một khoá AI ngắn ở doanh nghiệp; có thể bỏ bớt, không nên thêm.
- Câu 1. Kể tên hai việc trong công việc của bạn mà sau khoá học bạn định làm cùng AI. (Tự viết.)
- Câu 2. Với mỗi việc đó, bạn có đủ điều kiện để làm ngay không: tài khoản, quy định cho phép, dữ liệu phù hợp? (Chọn: đủ, thiếu một phần, chưa có; kèm ô ghi thiếu gì.)
- Câu 3. Phần nào của khoá học giúp bạn nhiều nhất cho việc thật? (Chọn từ danh sách các buổi.)
- Câu 4. Phần nào có thể bớt hoặc bỏ? (Chọn từ danh sách các buổi, có lựa chọn "không có".)
- Câu 5. Ví dụ và bài tập trong khoá sát với việc của bạn ở mức nào? (Thang bốn mức, không có mức giữa.)
- Câu 6. Sau khoá học, bạn cần thêm hỗ trợ gì để dùng AI đều đặn? (Chọn nhiều: giờ hỏi đáp, thư viện câu lệnh, kèm cặp riêng, hướng dẫn quy định, khác.)
- Câu 7. Nếu được nói một câu với người thiết kế khoá học, bạn sẽ nói gì? (Tự viết.)
Chú ý câu 2: nó tách được rào cản môi trường khỏi chất lượng giảng dạy. Nếu nhiều người chọn "chưa có" ở phần quy định, việc đầu tiên cần làm sau khoá không phải là dạy thêm mà là làm rõ quy chế dùng AI của công ty.
Hỏi nhanh giữa khoá: lần khảo sát hay bị bỏ qua
Phần lớn công ty chỉ khảo sát cuối buổi và cuối khoá. Lần hỏi đáng giá nhất lại nằm ở giữa: sau buổi thứ ba hoặc thứ tư của một khoá tám buổi, khi người học đã thử dùng AI ở chỗ làm vài ngày và gặp những vướng mắc đầu tiên. Ở thời điểm đó, khoá học vẫn còn đủ thời gian để đổi hướng.
Phiếu giữa khoá chỉ cần hai câu tự viết: "Từ buổi trước đến nay, bạn đã thử dùng AI cho việc gì ở chỗ làm, kết quả thế nào?" và "Điều gì đang cản bạn dùng AI cho việc thật?". Câu trả lời thường làm lộ ra những vấn đề mà phiếu cuối buổi không thấy: máy công ty chặn truy cập công cụ, phòng kế toán chưa được phép dùng với dữ liệu thật, ví dụ trong lớp quá xa việc của bộ phận kho.
Ví dụ giả định: ở một lớp mười tám người, phiếu giữa khoá cho thấy chín người chưa thử gì ở chỗ làm, phần lớn vì không chắc có được dùng AI với tài liệu nội bộ. Người phụ trách mang ý này lên lãnh đạo, trong tuần đó công ty ra một trang quy định tạm thời. Ở mốc 30 ngày, nhóm này dùng AI gần ngang với nhóm còn lại. Nếu chờ đến phiếu cuối khoá mới biết, cả lớp đã mất ba tuần.
Phiếu giữa khoá cũng giúp người dạy chỉnh nội dung bốn buổi còn lại: thêm bài tập trên loại tài liệu người học hay gặp, bớt phần trình diễn tính năng ít ai dùng tới.
Những kiểu câu hỏi làm hỏng số liệu
Câu hỏi dẫn dắt. "Bạn thấy khoá học bổ ích như thế nào?" đã giả định khoá học bổ ích. Viết trung tính: "Khoá học sát với việc của bạn ở mức nào?"
Câu hỏi hai ý. "Giảng viên nhiệt tình và dễ hiểu không?" gộp hai điều có thể trái nhau. Người học không biết trả lời thế nào khi giảng viên nhiệt tình mà khó hiểu. Tách thành hai câu, hoặc bỏ hẳn nếu không định làm gì với câu trả lời.
Thang năm mức có mức giữa. Người đi làm mệt cuối buổi thường chọn mức giữa cho nhanh. Thang bốn mức buộc người trả lời nghiêng về một phía. Với câu quan trọng, có thể thay thang bằng câu hỏi tự viết.
Câu hỏi về điều không định thay đổi. Hỏi về phòng học, giờ học, đồ ăn giữa giờ khi công ty không có ý định đổi chỉ làm phiếu dài thêm. Mỗi câu hỏi nên gắn với một quyết định có thể xảy ra.
Câu hỏi bắt tự chấm năng lực. "Bạn tự tin dùng AI ở mức nào sau khoá học?" cho số liệu rất lạc quan và ít liên quan đến năng lực thật. Năng lực thì để bài kiểm tra thực hành đo.
Giữ ẩn danh trong một công ty nhỏ
Ở công ty ba mươi người, "khảo sát ẩn danh" nhiều khi chỉ là danh nghĩa. Lớp có hai người phòng kho, ai cũng đoán ra phiếu nào của ai khi phiếu có câu hỏi về phòng ban. Người học biết điều đó và sẽ viết dè dặt. Vài cách làm ẩn danh đúng nghĩa hơn:
Bỏ câu hỏi về phòng ban, chức danh, độ tuổi nếu nhóm nhỏ hơn khoảng năm người. Nếu cần so giữa các nhóm, gộp nhóm lớn hơn (khối văn phòng, khối kinh doanh) thay vì từng phòng. Dùng biểu mẫu không yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản công ty, hoặc tắt chức năng ghi lại tên người trả lời và nói rõ điều đó ở đầu phiếu. Với phiếu giấy, để hộp thu ở cửa phòng thay vì người dạy đi thu tận tay.
Quan trọng hơn kỹ thuật là thái độ sau khảo sát. Nếu có một lần trưởng phòng đọc phiếu rồi hỏi "câu chê khoá học dở này là của ai", tin đồn sẽ lan và mọi khảo sát sau đều vô dụng. Người phụ trách đào tạo nên là người duy nhất đọc phiếu gốc; lãnh đạo chỉ nhận bản tổng hợp đã gộp ý.
Phần chữ tự viết cũng có thể lộ danh tính qua cách diễn đạt hay chi tiết công việc. Khi trích ý kiến vào báo cáo, hãy viết lại ý chính thay vì chép nguyên văn những câu có chi tiết dễ nhận ra.
Đọc phần chữ tự viết sao cho ra việc cần làm
Với lớp hai mươi người, phần chữ tự viết của phiếu cuối khoá chỉ khoảng một hai trang, đọc trong nửa giờ. Đừng đọc lướt rồi rút ra cảm tưởng chung. Cách đọc hiệu quả là gom ý theo nhóm: ý về nội dung, ý về nhịp dạy, ý về điều kiện ở chỗ làm, ý về hỗ trợ sau khoá. Đếm số lần mỗi ý xuất hiện, ghi cạnh vài câu tiêu biểu đã viết lại cho ẩn danh.
Có thể nhờ AI hỗ trợ gom nhóm khi phiếu nhiều, nhưng nhớ hai điều. Một, xoá mọi tên người, tên phòng, chi tiết dễ nhận ra trước khi dán vào công cụ, và chỉ dùng công cụ công ty đã duyệt. Hai, đọc lại bảng nhóm ý AI đưa ra so với phiếu gốc, vì AI có thể gộp hai ý khác nhau hoặc làm mềm một lời phê bình gay gắt thành nhận xét chung chung.
Sau khi gom, viết ra ba quyết định: điều sẽ giữ, điều sẽ sửa cho lớp sau, điều thuộc về môi trường cần báo lãnh đạo. Ví dụ giả định: bảy người nhắc rằng ví dụ toàn về marketing trong khi lớp phần lớn là kế toán; năm người nói chưa biết công ty có cho dùng AI với dữ liệu khách hàng không. Ý thứ nhất là việc của người thiết kế khoá học; ý thứ hai là việc của người soạn quy chế.
Cuối cùng, báo lại cho người học những gì đã thay đổi nhờ khảo sát, dù chỉ một đoạn ngắn trong nhóm chat chung. Đây là cách rẻ nhất để lần khảo sát sau có nhiều câu trả lời thật hơn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên hỏi người học chấm điểm giảng viên không?
Có thể hỏi, nhưng nên hỏi cụ thể về hành vi dạy (giải thích có ví dụ không, có để đủ thời gian thực hành không) thay vì một con số chung. Kết quả chỉ người dạy và người phụ trách đào tạo xem, dùng để cải thiện, không dùng để xếp hạng giảng viên.
Tỉ lệ trả lời khảo sát thấp thì làm sao?
Phát phiếu ngay trong giờ học, dành hẳn hai phút cuối buổi, và rút phiếu xuống ba câu. Gửi qua thư điện tử sau giờ học thường có tỉ lệ trả lời thấp và lệch về những người có cảm xúc mạnh với khoá học.
Có nên khảo sát lại sau ba tháng không?
Nên, nhưng đó là lần hỏi về mức dùng AI trong công việc, không lặp lại phiếu hài lòng. Câu hỏi nên xoay quanh việc cụ thể đã làm cùng AI, việc đã bỏ và hỗ trợ còn thiếu.
Có thể dùng AI để phân tích phiếu khảo sát không?
Có thể dùng để gom nhóm ý khi phiếu nhiều, với điều kiện xoá thông tin nhận diện trước khi đưa vào và chỉ dùng công cụ công ty đã duyệt. Người phụ trách vẫn phải đọc lại so với phiếu gốc vì AI dễ làm mềm hoặc gộp sai ý.
Khảo sát nên dùng thang điểm mấy mức?
Với câu đánh giá mức độ, thang bốn mức không có mức giữa thường cho số liệu rõ hơn thang năm mức. Nhưng với những điều quan trọng, câu hỏi tự viết ngắn cho nhiều thông tin hơn mọi thang điểm.
Kết quả khảo sát có nên gửi cho đơn vị đào tạo bên ngoài không?
Nên gửi bản tổng hợp đã gộp ý và viết lại cho ẩn danh, kèm những quyết định công ty muốn họ chỉnh cho lớp sau. Không gửi phiếu gốc có chữ viết tay hoặc chi tiết nhận diện được người học.