Bài tập này luyện việc dùng AI soạn một công văn doanh nghiệp gửi đối tác, cụ thể là đề nghị gia hạn thời hạn giao hàng, sao cho đúng thể thức, trích yếu gọn, lý do rõ và không hứa vượt thẩm quyền. AI soạn phần thân công văn khá tốt, nhưng hay sai ở thể thức, hay tự thêm cam kết bồi thường, và đôi khi bịa căn cứ hợp đồng. Dữ liệu mẫu dưới đây được dựng để lộ ra đúng những lỗi đó.
Thời gian dự kiến: 45 phút. Người nên làm: nhân viên hành chính, mua hàng, điều phối sản xuất, trợ lý giám đốc. Kết quả cần có: một công văn hoàn chỉnh một trang, và một email ngắn gửi kèm công văn cho đầu mối bên đối tác.
Đề bài và dữ liệu mẫu giả định
Tình huống giả định: Công ty A là xưởng may gia công ở Bắc Ninh, nhận đơn của Công ty B (bên đặt hàng) 3.000 bộ đồng phục, hạn giao theo hợp đồng là ngày 15 tháng 10. Ngày 1 tháng 10, nhà cung cấp vải báo lô vải màu xanh than giao trễ chín ngày do lỗi nhuộm phải làm lại. Công ty A đã may xong 1.800 bộ từ lô vải trước và có thể giao trước số này đúng hạn. Phần còn lại 1.200 bộ dự kiến giao chậm nhất ngày 28 tháng 10.
Giám đốc Công ty A đồng ý đề nghị đối tác hai việc: nhận trước 1.800 bộ đúng hạn và gia hạn 1.200 bộ còn lại tới ngày 28 tháng 10. Giám đốc chưa quyết định gì về giảm giá hay bồi thường, và dặn rõ không được đưa nội dung đó vào công văn. Người ký là giám đốc. Công văn cần gửi kèm bản chụp thông báo trễ hàng của nhà cung cấp vải.
Những thông tin trên là ví dụ giả định để luyện tập. Trong việc thật, bạn sẽ có thêm số hợp đồng, ngày ký, tên người liên hệ, những thứ cần che khi đưa vào AI và điền lại ở bản cuối. Phần thể thức công văn trong bài viết theo thói quen chung của văn bản hành chính ở Việt Nam; cơ quan nhà nước áp dụng quy định về công tác văn thư, còn doanh nghiệp thường tham khảo và có quy chế riêng, nên kiểm quy chế văn thư của công ty mình.
Khung thể thức công văn cần có
Trước khi viết yêu cầu cho AI, tự liệt kê các thành phần một công văn doanh nghiệp cần. Danh sách dưới là khung phổ biến; công ty có mẫu riêng thì theo mẫu công ty.
- Tên công ty ở góc trên bên trái, số và ký hiệu công văn ngay dưới.
- Quốc hiệu và tiêu ngữ ở góc trên bên phải, dưới đó là địa danh và ngày tháng năm ban hành.
- Trích yếu nội dung bắt đầu bằng "V/v", ngắn gọn, ví dụ "V/v đề nghị giao hàng hai đợt và gia hạn đợt hai đơn hàng đồng phục".
- Phần "Kính gửi" ghi tên công ty đối tác, có thể thêm phòng ban hoặc chức danh người nhận.
- Thân công văn: căn cứ (hợp đồng nào, ký ngày nào), lý do, đề nghị cụ thể, cam kết trong phạm vi được duyệt, lời cảm ơn.
- Chức danh người ký, chữ ký, họ tên, dấu công ty.
- Nơi nhận ở góc dưới bên trái, thường gồm đơn vị nhận và "Lưu: VT" hoặc bộ phận lưu theo quy chế.
- Tài liệu gửi kèm nếu có, ghi rõ tên tài liệu.
AI thường làm tốt phần thân và lời lẽ, còn phần thể thức hay bị thiếu nơi nhận, sai vị trí quốc hiệu khi chuyển sang trình soạn thảo, hoặc trích yếu dài cả câu. Cách thực tế là dùng mẫu trình bày có sẵn của công ty, chỉ nhờ AI viết phần trích yếu và thân.
Các bước làm bài
Mỗi bước có một chỗ cần dừng lại kiểm, ghi chú những gì AI tự thêm.
- Viết ra ba ý cốt lõi công văn phải truyền đạt: giao đúng hạn 1.800 bộ, gia hạn 1.200 bộ tới 28/10, lý do khách quan có chứng từ. Đây là thước đo khi soát.
- Yêu cầu AI soạn công văn lần một chỉ bằng đề bài ngắn gọn "viết công văn xin gia hạn giao hàng vì vải về trễ", không đưa chi tiết. Đọc để thấy AI tự điền những gì: số ngày, số lượng, lời hứa bồi thường.
- Viết yêu cầu lần hai đầy đủ theo câu lệnh mẫu ở mục dưới. Yêu cầu riêng phần trích yếu và thân, không yêu cầu phần quốc hiệu, tên công ty.
- Ghép phần thân vào mẫu công văn của công ty trong trình soạn thảo văn bản, kiểm vị trí từng thành phần thể thức.
- Yêu cầu AI viết email gửi kèm công văn, dưới 100 chữ, cho đầu mối mua hàng bên đối tác, đề nghị gọi điện trao đổi nếu cần.
- Soát toàn bộ theo danh sách tự soát, sửa tay, rồi đọc lại dưới vai người nhận: bên đặt hàng sẽ hỏi gì sau khi đọc công văn này?
Bước hai thường cho ra công văn có câu "Công ty A cam kết chịu toàn bộ chi phí phát sinh" hoặc "xin gia hạn 15 ngày". Đó là bằng chứng sống cho việc vì sao không được giao việc thiếu dữ liệu.
Câu lệnh mẫu cho lần hai
Câu lệnh tách rõ phần được phép và phần bị cấm, vì công văn là văn bản có giá trị ràng buộc.
- "Bạn là chuyên viên hành chính của một xưởng may gia công. Soạn phần trích yếu và thân công văn gửi Công ty B, đối tác đặt hàng lâu năm."
- "Thông tin đã được giám đốc duyệt: đơn hàng 3.000 bộ đồng phục theo hợp đồng [số hợp đồng], hạn giao 15/10. Nhà cung cấp vải giao trễ lô vải màu xanh than chín ngày do lỗi nhuộm phải làm lại, có thông báo bằng văn bản gửi kèm. Đề nghị: Công ty B nhận trước 1.800 bộ đã hoàn thành vào ngày 15/10; gia hạn 1.200 bộ còn lại tới ngày 28/10."
- "Yêu cầu: trích yếu bắt đầu bằng V/v, không quá 15 chữ. Thân công văn bốn đoạn: căn cứ, lý do, đề nghị, cảm ơn và đầu mối liên hệ. Giọng trang trọng, thẳng thắn, nhận trách nhiệm phối hợp nhưng không đổ hết cho nhà cung cấp."
- "Không được: đề cập giảm giá, bồi thường, phạt hợp đồng; tự thêm số ngày, số lượng khác với thông tin trên; dẫn điều khoản hợp đồng cụ thể."
- "Sau công văn, liệt kê ba câu hỏi bên đặt hàng nhiều khả năng sẽ hỏi lại, để người soạn chuẩn bị trả lời."
Câu cuối là thói quen tốt: yêu cầu AI đóng vai người nhận và đoán câu hỏi. Với tình huống này, câu hỏi thường gặp là chất lượng 1.200 bộ sau có đồng màu với 1.800 bộ trước không, và nếu ngày 28/10 lại trễ thì sao.
Danh sách tự soát
Đánh dấu có hoặc chưa cho từng câu. Công văn chỉ được trình ký khi mọi câu đều "có".
- Ba ý cốt lõi xuất hiện đủ và đúng số: 1.800 bộ ngày 15/10, 1.200 bộ tới 28/10, lý do vải trễ có chứng từ.
- Không có bất kỳ câu nào về giảm giá, bồi thường, chịu phạt, chịu chi phí vận chuyển thêm.
- Trích yếu ngắn, đọc là biết nội dung, bắt đầu bằng "V/v".
- Có căn cứ hợp đồng, nhưng không có điều khoản tự bịa.
- Đủ thành phần thể thức theo mẫu công ty: số ký hiệu, ngày tháng, kính gửi, chức danh người ký, nơi nhận, tài liệu gửi kèm.
- Giọng văn trang trọng, không xin lỗi lặp lại nhiều lần, không đổ hết lỗi cho bên thứ ba.
- Email gửi kèm ngắn, có tên tệp công văn, đề nghị phản hồi trước một ngày cụ thể.
- Thông tin thật (số hợp đồng, tên người) đã được điền lại ở bản cuối ngoài công cụ AI, không còn ngoặc vuông giữ chỗ.
Câu cuối nghe hiển nhiên nhưng lại là lỗi gặp nhiều trong việc thật: công văn gửi đi còn sót "[số hợp đồng]" vì người soạn quên điền lại sau khi che dữ liệu.
Bản thân công văn tham khảo sau khi đã sửa
Dưới đây là một phương án phần thân sau hai lượt góp ý và sửa tay, dùng để so với bài làm của bạn. Không cần giống từng chữ; điều cần giống là cấu trúc bốn đoạn và việc không có cam kết nào ngoài phạm vi được duyệt.
Đoạn căn cứ: "Căn cứ hợp đồng gia công số [số hợp đồng] ký ngày [ngày ký] giữa Công ty B và Công ty A về việc may 3.000 bộ đồng phục, thời hạn giao hàng ngày 15/10." Đoạn lý do: "Ngày 01/10, nhà cung cấp vải thông báo lô vải màu xanh than giao chậm chín ngày do phải nhuộm lại để bảo đảm đồng màu (văn bản thông báo gửi kèm). Đến nay, Công ty A đã hoàn thành 1.800 bộ từ lô vải trước, đạt kiểm tra chất lượng nội bộ."
Đoạn đề nghị: "Công ty A trân trọng đề nghị Quý Công ty xem xét giao hàng hai đợt: đợt một 1.800 bộ vào ngày 15/10 theo đúng hợp đồng; đợt hai 1.200 bộ chậm nhất ngày 28/10. Công ty A sẽ gửi mẫu đối chiếu màu của lô vải mới trước khi cắt may để Quý Công ty duyệt." Đoạn cảm ơn: "Công ty A xin lỗi vì sự bất tiện và mong nhận được sự thông cảm của Quý Công ty. Mọi trao đổi xin liên hệ [họ tên, chức danh người phụ trách]."
Chi tiết "gửi mẫu đối chiếu màu" trả lời trước câu hỏi bên đặt hàng nhiều khả năng sẽ hỏi. Đây là ý mà AI đề xuất ở câu lệnh cuối, nhưng phải được giám đốc đồng ý trước khi đưa vào công văn, vì nó cũng là một cam kết.
Lỗi hay gặp và cách tránh
Hứa bồi thường để "cho lịch sự". AI được huấn luyện để viết lời lẽ thiện chí, nên khi thấy tình huống trễ hàng nó hay tự thêm câu nhận chịu chi phí. Trong công văn doanh nghiệp, một câu như vậy có thể bị viện dẫn về sau. Điều cấm phải nằm ngay trong câu lệnh.
Trích yếu dài như một đoạn văn. Trích yếu là để người nhận và văn thư phân loại nhanh. Giới hạn số chữ trong yêu cầu, và tự cắt nếu AI vẫn viết dài.
Đổ lỗi hoàn toàn cho nhà cung cấp. Với bên đặt hàng, nhà cung cấp vải là việc nội bộ của xưởng may. Công văn nên nêu lý do khách quan kèm chứng từ, đồng thời thể hiện xưởng đã chủ động xoay xở, như giao trước phần đã xong.
Dùng lời lẽ hành chính cứng nhắc kiểu cơ quan nhà nước. Công văn doanh nghiệp gửi đối tác vẫn trang trọng nhưng có thể mềm hơn, có lời cảm ơn hợp tác và đầu mối liên hệ rõ ràng. Nếu bản nháp đọc như quyết định hành chính, yêu cầu AI chỉnh giọng.
Quên kiểm khả năng thực hiện. Trước khi ký, hỏi lại bộ phận sản xuất ngày 28/10 có chắc chắn không. Công văn hứa một ngày rồi lại trễ lần hai gây mất uy tín hơn xin gia hạn dài hơn một chút ngay từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc theo thể thức văn bản của cơ quan nhà nước không?
Quy định về công tác văn thư áp dụng trực tiếp cho cơ quan, tổ chức nhà nước; doanh nghiệp thường tham khảo để văn bản trông chuẩn mực, và tự ban hành quy chế văn thư riêng. Khi viết công văn, theo mẫu và quy chế của chính công ty, và kiểm văn bản hiện hành nếu cần đối chiếu.
Có nên để AI định dạng luôn cả quốc hiệu, tiêu ngữ, vị trí chữ ký không?
Có thể thử, nhưng khi dán từ công cụ trò chuyện sang trình soạn thảo, căn lề và bố cục hai cột thường bị vỡ. Cách ổn định hơn là giữ một tệp mẫu công văn của công ty, chỉ nhờ AI viết trích yếu và thân, rồi dán vào đúng vị trí.
Công văn xin gia hạn có nên kèm lời xin lỗi không?
Một câu xin lỗi vì sự bất tiện là hợp lý và lịch sự. Không nên xin lỗi nhiều lần hay dùng lời lẽ nhận lỗi toàn bộ, vì công văn có thể được dùng khi hai bên trao đổi về trách nhiệm hợp đồng. Mức độ nhận trách nhiệm do người có thẩm quyền quyết định.
Nếu hợp đồng có điều khoản phạt chậm giao thì công văn nên viết thế nào?
Đó là lúc cần người có thẩm quyền và, khi cần, luật sư xem lại hợp đồng trước khi gửi. Công văn có thể nêu lý do khách quan và đề nghị gia hạn, nhưng câu chữ liên quan tới điều khoản phạt nên được kiểm kỹ. Doanh nghiệp có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn.
Dùng AI viết công văn có lộ thông tin hợp đồng không?
Có rủi ro nếu dán nguyên hợp đồng vào công cụ chưa được duyệt. Trong bài tập, số hợp đồng và tên người được thay bằng ngoặc giữ chỗ. Với việc thật, chỉ đưa vào những thông tin cần thiết cho phần thân công văn, che tên, số hiệu, giá trị, rồi điền lại ở bản cuối.
Làm sao luyện để công văn ít phải sửa hơn?
Lưu một bộ ba bốn công văn tốt của công ty, đã che thông tin, làm ví dụ mẫu đưa cho AI cùng yêu cầu. AI bám theo giọng và cấu trúc ví dụ tốt hơn nhiều so với mô tả bằng lời. Sau vài lần, câu lệnh kèm ví dụ trở thành mẫu chung của phòng hành chính.